Datenschutz Bewerbungsunterlagen
1. Zweck der Richtlinie
Diese Richtlinie regelt den datenschutzkonformen Umgang mit Bewerbungsunterlagen und personenbezogenen Daten von Bewerbenden im Rahmen von Bewerbungs- und Auswahlverfahren des Eigenbetriebs VKKJ.
Ziel ist es, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Bewerbungsdaten sicherzustellen sowie die gesetzlichen Anforderungen, insbesondere aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie sonstigen einschlägigen Vorschriften des Beschäftigtendatenschutzes, einzuhalten.
2. Geltungsbereich
Diese Richtlinie gilt für alle Organisationseinheiten, Standorte und Mitarbeitenden des VKKJ, die im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens personenbezogene Daten verarbeiten oder Zugriff auf Bewerbungsunterlagen erhalten.
3. Grundsätze der Verarbeitung
Bewerbungsunterlagen enthalten regelmäßig personenbezogene sowie teilweise besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO. Der Umgang mit diesen Daten hat daher unter besonderer Beachtung der folgenden Grundsätze zu erfolgen:
Verarbeitung ausschließlich zu Zwecken des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens,
Zugriff nur für Personen, die unmittelbar am Auswahlprozess beteiligt sind,
Datenminimierung und Erforderlichkeitsprinzip,
Vertraulichkeit bei Speicherung, Übermittlung und Einsichtnahme,
Schutz vor unbefugtem Zugriff,
unverzügliche Löschung nicht mehr erforderlicher Daten.
Eine Nutzung von Bewerbungsdaten zu anderen Zwecken ist unzulässig.
Der VKKJ ist verpflichtet, jedem Bewerbenden Informationen zur Verarbeitung seiner Daten (Datenschutzhinweise für Bewerber - DSH) zur Verfügung zu stellen. Die Bereitstellung der DSH muss so zeitnah wie möglich – i. d. R. mit der Eingangsbestätigung per E-Mail sein.
4. Beteiligte Akteure und Zugriffsberechtigungen
4.1 Sekretariat
Das Sekretariat übernimmt organisatorische Aufgaben im Bewerbungsprozess, insbesondere:
Entgegennahme von Bewerbungen,
Versand von Eingangsbestätigungen,
Übermittlung von Datenschutzhinweisen,
organisatorische Kommunikation mit Bewerbenden,
Terminabstimmungen.
4.2 Fachbereichs- und Leitungsebene
Die jeweilige Fachbereichsleitung, pädagogische Leitung, Verwaltungsleitung oder sonstige mit der Personalauswahl betraute Führungskraft erhält Zugriff auf Bewerbungsunterlagen, soweit dies zur Prüfung der fachlichen und persönlichen Eignung erforderlich ist.
Die Weitergabe von Bewerbungsunterlagen an weitere Führungskräfte oder Mitarbeitende ist nur zulässig, wenn:
deren Beteiligung für die Auswahlentscheidung erforderlich ist,
ein dienstlicher Bezug besteht und
die Vertraulichkeit gewährleistet ist.
4.3 Personalbereich
Der Personalbereich verarbeitet Bewerbungsdaten insbesondere:
zur Durchführung des Auswahlverfahrens,
zur Vorbereitung von Vorstellungsgesprächen,
zur Durchführung personalrechtlicher Beteiligungsverfahren,
zur Vorbereitung von Einstellungsentscheidungen,
zur Übernahme von Unterlagen in die Personalakte bei Einstellung.
Der Personalbereich ist berechtigt, Bewerbungsunterlagen an diejenigen Stellen weiterzugeben, deren Beteiligung gesetzlich vorgeschrieben oder organisatorisch erforderlich ist.
4.4 Personalrat und Gleichstellungsbeauftragte
Der Personalrat sowie die Gleichstellungsbeauftragte erhalten Zugriff auf Bewerbungsunterlagen ausschließlich im Rahmen ihrer gesetzlichen Beteiligungsrechte.
Die Übermittlung darf nur in dem Umfang erfolgen, der zur Wahrnehmung der jeweiligen Aufgaben erforderlich ist.
Eine darüberhinausgehende Nutzung oder Speicherung der Unterlagen ist unzulässig.
4.5 Teamleitungen und sonstige Beteiligte
Teamleitungen oder sonstige Mitarbeitende dürfen Bewerbungsunterlagen oder daraus enthaltene Informationen nur erhalten, wenn:
ein berechtigter dienstlicher Bedarf besteht,
ihre Beteiligung Teil des Auswahlverfahrens ist und
die Übermittlung durch eine hierzu befugte Stelle erfolgt.
5. Zulässigkeit der Datenübermittlung
Die Übermittlung von Bewerbungsunterlagen innerhalb des VKKJ ist ausschließlich zulässig, wenn:
die empfangende Person unmittelbar am Bewerbungs- oder Auswahlverfahren beteiligt ist,
die Kenntnis der Daten zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist und
keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen der Bewerbenden entgegenstehen.
Eine Übermittlung an externe Dritte erfolgt nur, wenn:
eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person vorliegt oder
dies zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens zwingend erforderlich ist.
6. Anforderungen an Speicherung und Aufbewahrung
Bewerbungen werden vorrangig in digitaler Form entgegengenommen. Sie sind ausschließlich in hierfür vorgesehenen und geschützten Systemen oder dienstlichen Postfächern zu speichern. Ausdrucke von Bewerbungsunterlagen sind auf das zwingend erforderliche Maß zu beschränken.
Es ist insbesondere sicherzustellen, dass:
Zugriffe beschränkt werden,
keine Speicherung auf privaten Geräten erfolgt,
keine unverschlüsselte Weiterleitung an unberechtigte Empfänger stattfindet und
keine Nutzung privater E-Mail-Konten erfolgt.
Anhänge dürfen nur im PDF und Wordformat geöffnet werden
7. Versand und interne Weitergabe
Bei der internen oder externen Übermittlung von Bewerbungsunterlagen ist ein angemessenes Schutzniveau sicherzustellen.
Insbesondere gilt:
Versand per E-Mail nur an dienstliche E-Mail-Adressen,
Nutzung von Sammelverteilern nur bei Erforderlichkeit,
sorgfältige Prüfung der Empfänger vor Versand.
8. Durchführung von Vorstellungsgesprächen
Im Rahmen von Vorstellungsgesprächen dürfen nur diejenigen Informationen verarbeitet oder besprochen werden, die für die Auswahlentscheidung erforderlich sind.
Gesprächsnotizen sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur den am Auswahlverfahren beteiligten Personen zugänglich gemacht werden.
9. Löschung und Vernichtung
Bewerbungsunterlagen sind nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens unverzüglich zu löschen oder zu vernichten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens müssen sämtliche Bewerbungsunterlagen einschließlich:
E-Mails,
Kopien,
Ausdrucke,
lokal gespeicherte Dateien
vollständig gelöscht oder datenschutzgerecht vernichtet werden.
Eine längere Speicherung ist nur zulässig, wenn eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person vorliegt.
Im Falle einer Einstellung dürfen diejenigen Unterlagen, die für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, in die Personalakte übernommen werden.
10. Vertraulichkeitsverpflichtung
Alle am Bewerbungsverfahren beteiligten Personen sind verpflichtet, Bewerbungsdaten vertraulich zu behandeln.
Informationen über Bewerbende dürfen weder innerhalb noch außerhalb des VKKJ unbefugt weitergegeben oder erörtert werden.
Die Vertraulichkeitspflicht besteht auch nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens fort.
11. Datenschutzverletzungen
Jede vermutete oder tatsächliche Datenschutzverletzung im Zusammenhang mit Bewerbungsunterlagen ist unverzüglich an die zuständige Führungskraft sowie an die Datenschutzkoordination bzw. den Datenschutzbeauftragten zu melden.
Dies gilt insbesondere bei:
Fehlversand von Unterlagen,
unberechtigtem Zugriff,
Verlust von Dokumenten,
unverschlüsselter Übermittlung sensibler Daten,
versehentlicher Offenlegung gegenüber Dritten.
12. Bewerbungsunterlagen von Praktikantinnen und Praktikanten
Eine Sonderstellung innerhalb des Bewerbungsprozesses nehmen die Bewerbungen von Praktikantinnen und Praktikanten im VKKJ ein.
Die Verarbeitung und Speicherung der im Rahmen der Bewerbung eingereichten personenbezogenen Daten, erfolgt ausschließlich durch die jeweilige Teamleitung bzw. einer durch diesen beauftragten Praxisanleiterin/Praxisanleiter der Einrichtung, in der das Praktikum absolviert werden soll.
Eine Weitergabe der Bewerbungsunterlagen oder weiterer personenbezogener Daten an andere Stellen innerhalb des VKKJ findet grundsätzlich nicht statt.
Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung übermittelt die zuständige Teamleitung lediglich die für die Vertragserstellung erforderlichen Daten, insbesondere den Namen sowie die Anschrift der Praktikantin/des Praktikanten an das Sekretariat. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich zu dem Zweck, die notwendigen vertraglichen Unterlagen für das Praktikumsverhältnis zu erstellen.
Nach Beendigung des Praktikums ist die jeweilige Teamleitung verpflichtet, sämtliche im Zusammenhang mit der Bewerbung und Durchführung des Praktikums erhobenen personenbezogenen Daten, sowie die eingereichten Unterlagen datenschutzkonform zu löschen oder zu vernichten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Von dieser Löschpflicht ausgenommen sind ausschließlich eine Kopie der Praktikumsbeurteilung sowie die Dokumentation der Anwesenheitszeiten. Diese Unterlagen werden für Nachweis- und Dokumentationszwecke entsprechend der geltenden Aufbewahrungsfristen aufbewahrt.